Tutti i documenti conservati negli Archivi di Stato Italiani sono liberamente consultabili. L'attuale legislazione (d. lgs. n. 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, artt. 122-127) esclude dalla consultazione:
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
- i documenti versati anticipatamente negli Archivi di Stato, rispetto al termine usuale dei 30 anni, che divengono consultabili solo maturati i termini di 30 anni (di norma gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni).
La consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, previo parere favorevole del direttore dell’Archivio di Stato.
In riferimento all’uso dei dati personali, alla consultazione dei documenti negli Archivi di Stato e ai concetti i “comunicazione” e “diffusione” di dati si consulti anche:
Sono temporaneamente esclusi dalla consultazione i seguenti materiali:
- FONDO QUESTURA, SERIE A8, SORVEGLIATI POLITICI per attività di riordino e inventariazione;
- FONDO STABILIMENTO MONTECATINI per attività di riordino e inventariazione.